Cara Menghindari Input Data Ganda di Excel – Dalam urusan mengolah data atau entry data, Office Excel memang rajanya. Untuk memenuhi keperluan input data, Kamu cukup menggunakan software yang satu ini. Office Excel dilengkapi fitur lengkap untuk Kamu ketika menyelesaikan tugas entry data. Tidak heran jika Office Excel ini software yang paling banyak digunakan oleh pengguna komputer khususnya ketika akan mengolah data.

Dalam proses entry data atau input data, terkadang kita harus membuat data unik atau Primary Key. Artinya data yang kita input tidak boleh sama dengan data yang sudah diinput sebelumnya. Contohnya ketika input data NIK, No KK, ID Pelanggan, NISN Siswa, NUPTK Guru, dan masih banyak lagi.

Tidak seperti software Office Access yang sudah menyedikan fitur Primary Key. Di Office Excel fitur tersebut tidak ditemukan dan kita harus menggunakan fitur Data Validation. Artinya data yang kita input akan di validasi oleh Excel apakah data tersebut unik atau tidak. Jika unik maka proses input data akan sukses. Namun jika sebaliknya, maka entry data akan ditolak oleh sistem.

Cara Menghindari Input Data Ganda di Office Excel

Untuk mencegah atau menghindari input data ganda di Excel seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, yaitu dengan memanfaatkan fungsi Data Validation. Setiap cell yang sudah kita terapkan fungsi tersebut maka akan melewati tahap validasi terlebih dahulu. Hal ini bisa kita manfaatkan agar setiap data yang kita input tidak terjadi duplikat data dengan yang sudah diinput.

Sistem kerja Data Validation adalah jika data belum ada maka data akan ditampilkan. Namun jika sebelumnya sudah ada maka akan ditolak dengan tampilnya pesan peringatan bahwa data sudah ada atau ganda.

Bagaimana tertarik dan penasaran dengan cara membuatnya? Silakan Kamu simak artikel ini sampai selesai.

1. Pilih Cell atau Range

Langkah pertama yang harus Kamu lakukan adalah memilih cell atau range yang akan divalidasi datanya. Dalam contoh disini, saya akan membuat validasi data pada cell A1 sampai cell A10. Kemudian blok cell yang akan divalidasi datanya.

2. Pengaturan Data Validation

Setelah menentukan cell mana saja yang akan divalidasi, langkah selanjutnya adalah melakukan pengaturan pada menu data validation. Kamu klik tab Data lalu klik Data Validation > Data Validation.

Setelah jendela Data Validation tampil, silakan Kamu klik tab Settings. Pada tab Settings, Kamu pilih Custom pada Allow dan biarkan pada Ignore blank untuk dicentang. Selanjutnya pada Formula Kamu isi dengan fungsi =COUNTIF($A$1:$A$10;A1)=1. Fungsi ini Kamu sesuaikan dengan cell yang Kamu blok tadi, atau cell yang akan di validasi.

Selanjutnya Kamu pilih tab Error Alert. Pada tab ini Kamu isi dengan isi pesan yang akan tampil pada kotak dialog kesalahan data. Jika nanti terjadi kesalaha ketika entry data, maka pesan yang tampil adalah sesuai dengan yang Kamu setting pada tab Error Alert ini.

Pada Style Kamu pilih Stop, kemudian isi Title dengan judul yang Kamu inginkan pada judul kotak dialog kesalahan nanti. Dan juga silakan Kamu isi kotak Error message dengan kata-kata yang ingin Kamu tampilkan nanti. Jika sudah selesai, silakan klik OK.

Selesai dan kini saatnya untuk menguji proyek kita apakah sukses atau tidak. Silakan Kamu coba ketikkan data pada cell yang sudah Kamu validasi tadi. Sebagai contoh saya coba mengetik data NIK pada range A6 disamakan dengan data di A5. Setelah di Enter data tidak bisa ditampilkan dan malah tampil kotak peringatan.

Jika hasil kerja Kamu belum sukses, silakan ulangi lagi membaca artikelnya dari awal. Kemungkinan ada langkah yang keliru. Bagaimana mudah bukan?

Ok, mungkin artikel ini dicukupkan sekian saja dan semoga ada manfaatnya. Jika ada pertanyaan, silakan Kamu sampaikan pada kotak komentar di bawah. Selamat mencoba dan sampai bertemu lagi di artikel keren dan menarik lainnya. Salam sukses selalu …